Ante la falta de regulación de este tema en la Ley de Sociedades de Capital (” LSC”), y de conformidad con la interpretación que del mismo hace la Dirección General de los Registros y del Notariado (la “DGRN”), en su resolución de 8 de enero de 2018 se aborda la necesidad de plasmar y de dar validez jurídica a esta realidad societaria actual, pues cuestiona la posibilidad de la emisión de votos por anticipado a la celebración de una junta universal de socios por medios telemáticos. En este sentido, la DGRN se reafirma a favor de la emisión de votos a distancia, aludiendo a resoluciones anteriores en las que reconocía la eficacia de esta emisión, siempre y cuando no existan para los socios “menores garantías de autenticidad que la asistencia física”.
La conclusión a la que llega la DGRN, es que deben ser los estatutos sociales los que reflejen la posibilidad de adoptar acuerdos sin que sea necesario que los socios estén físicamente presentes, detallando el procedimiento que sea necesario seguir para velar en todo momento por los derechos de los socios y por la transparencia del voto.
Recientemente, en abril de este año, a la mencionada resolución de la DGRN se le ha unido la inscripción en el Registro Mercantil de Madrid de una cláusula estatuaria que permite a una sociedad de responsabilidad limitada adoptar acuerdos en la Junta de socios sin necesidad de sesión.
1. Requisitos:
- Que los asuntos sobre los que se recabe el acuerdo de la Junta sean susceptibles de voto simplemente afirmativo o negativo.
- Que todos los socios manifiesten su conformidad para la adopción de los acuerdos sin necesidad de sesión.
2. El procedimiento incluido en dicha cláusula estatutaria inscrita es el siguiente:
- El Órgano de Administración propondrá a los socios los asuntos sobre los que recabe de la Junta la adopción de acuerdos sin sesión, expresando, si lo estima conveniente, su propuesta de acuerdo sobre cada asunto. A dichos efectos remitirá a cada socio una comunicación escrita conteniendo esos extremos, acompañada de toda la información necesaria sobre cada asunto.
- Esa comunicación expresará el plazo, no superior a 10 días, para que los socios manifiesten su conformidad o no a este sistema de adopción de acuerdos, y expresen el sentido de su voto.
- Si en ese plazo algún socio no hubiera manifestado su conformidad, el procedimiento decaerá, y si todos los socios hubieran manifestado su conformidad, el procedimiento continuará. La expresión por algún socio del sentido de su voto sobre todos o algunos de los asuntos propuestos implicará su conformidad con el procedimiento. Cuando algún socio, habiendo expresado el sentido de su voto sobre algún asunto propuesto, no lo hiciera sobre otros, se entenderá que se abstiene en relación con ellos.
- Además de por los medios establecidos en su caso por la legislación aplicable, las comunicaciones previstas en este procedimiento podrán realizarse por escrito físico o electrónico o por cualquier otro medio de comunicación a distancia que garantice debidamente la identidad del sujeto que la realiza, así como la integridad de su contenido.
Si la sociedad tuviera Web Corporativa y dentro de ella hubiera sido creada un área que cumpla con los requisitos del Art. 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital, la adopción de este tipo de acuerdos podrá tener lugar mediante la inserción en dicha área:
- Por el Órgano de Administración, del documento en formato electrónico conteniendo los asuntos sobre los que se solicita de la Junta la adopción de acuerdos sin sesión, y de la información correspondiente.
- Por los socios, de la conformidad con el procedimiento y el voto sobre aquellos, mediante documentos en formato electrónico conteniéndolos, o por su manifestación de voluntad expresada de otra forma a través de dicha área. El Órgano de Administración deberá comunicar por correo electrónico a los socios las referidas inserciones.
De todas las comunicaciones que se realicen en este procedimiento habrá de quedar constancia.
3. Acta del procedimiento y en su caso de los acuerdos adoptados:
Según lo previsto en el artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil, “las personas con facultad de certificar en la sociedad dejarán constancia en acta del procedimiento seguido y de los acuerdos adoptados en su caso, expresando la identidad de los socios, la conformidad de todos ellos con el procedimiento, el sistema utilizado para formar la voluntad de la Junta, y el voto emitido por cada socio. Se considerará que los acuerdos han sido adoptados en el lugar del domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos.
Conforme a lo expuesto con anterioridad, parece razonable pensar que no existe obstáculo para reflejar en los estatutos sociales la posibilidad de celebrar juntas de socios por escrito y sin sesión, lo cual dotaría sin duda de una mayor practicidad al proceso de adopción de acuerdos por parte de los socios, especialmente aquellos que deriven de la gestión diaria de la sociedad. No obstante lo anterior, la resolución de la DGRN anteriormente expuesta deja patente la necesidad de una legislación que regule específicamente esta materia.
